વ્યાપાર વિશ્લેષણ

વ્યાપાર વિશ્લેષણ એક વિદ્યાશાખા છે જેમાં વ્યાપારની જરૂરિયાત ઓળખવામાં આવે છે અને વ્યાપાર સમસ્યાઓના ઉકેલ નક્કી કરવામાં આવે છે. ઉકેલોમાં ઘણીવાર પ્રણાલી ઘડતર ઘટકનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ તેમાં પ્રક્રિયા સુધારણા, સંસ્થાકીય ફેરફાર અથવા વ્યૂહાત્મક ભાગીદારી અને નીતિ ઘડતરનો પણ સમાવેશ હોઇ શકે છે. જે વ્યક્તિ આ કામગીરી કરે છે તેને વ્યાપાર વિશ્લેષક અથવા બીએ (BA) કહેવાય છે.

જે બીએ (BA) માત્ર સોફ્ટવેર સિસ્ટમ વિકસાવવા પર કામ કરે છે તેમને આઇટી (IT) વ્યાપાર વિશ્લેષકો, ટેકનિકલ વ્યાપાર વિશ્લેષકો, ઓનલાઇન વ્યાપાર વિશ્લેષકો અથવા સિસ્ટમ વિશ્લેષકો કહી શકાય.

વ્યાપાર વિશ્લેષણ પેટાવિદ્યાશાખા

વ્યાપાર વિશ્લેષણ એક વિદ્યાશાખા તરીકે જરૂરિયાત વિશ્લેષણ સાથે ઘણી સામ્યતા ધરાવે છે, ઘણીવાર તેને જરૂરિયાત ઇજનેરી પણ કહેવાય છે, પરંતુ તે વ્યૂહાત્મક લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે સંસ્થા માટે જરૂરી ફેરફાર ઓળખવા પર ભાર મુકે છે. આ ફેરફારોમાં વ્યૂહરચનાઓ, માળખા, નીતિઓ, પ્રક્રિયાઓ અને માહિતી પ્રણાલીમાં ફેરફારોનો સમાવેશ થાય છે.

વ્યાપાર વિશ્લેષણના ઉદાહરણ નીચે મુજબ છે:

એન્ટરપ્રાઇઝ વિશ્લેષણ અથવા કંપની વિશ્લેષણ

તે વ્યાપારની સર્વાંગી જરૂરિયાત, તેની વ્યૂહાત્મક દિશાઓ સમજવા અને વ્યાપાર આ વ્યૂહાત્મક લક્ષ્ય પાર પાડી શકે તેવા પગલાં ઓળખવા પર ભાર મૂકે છે.

જરૂરિયાત આયોજન અને વ્યવસ્થાપન

તેમાં જરૂરિયાત વિકાસ પ્રક્રિયાનું આયોજન કરવું, કઇ જરૂરિયાત અમલ માટે અગ્રેસર છે તે નક્કી કરવું અને ફેરફારનું વ્યવસ્થાપન કરવાનો સમાવેશ થાય છે.

જરૂરિયાતની માહિતી બહાર કઢાવવી

તે પરિયોજનાના પક્ષકારો પાસેથી જરૂરિયાત અંગેની માહિતી એકત્ર કરવાની તકનિકોનું વર્ણન કરે છે.

જરૂરિયાત વિશ્લેષણ

તે જરૂરિયાતોને પુરતી વિગતો સાથે કેવી રીતે વિકસાવવી અને વ્યાખ્યાયિત કરવી તેનું વર્ણન કરે છે. તેનાથી પરિયોજના ટુકડી દ્વારા જરૂરિયાતોનો સફળતાપૂર્વક અમલ થાય છે.

જરૂરિયાત સંચારવ્યવસ્થા

તે પક્ષકારો જરૂરિયાત અંગે સમાન સમજ ધરાવે તે અંગે તકનિકો વર્ણવે છે. તે આ તકનિકોનો કેવી રીતે અમલ થશે તેની પક્ષકારોમાં સમજ સુનિશ્ચિત કરે છે.

ઉકેલ આકારણી અને કાયદેસરતા

તે વ્યાપાર વિશ્લેષકે સૂચિત ઉકેલની સચ્ચાઇની કેવી રીતે ખરાઇ કરવી, ઉકેલના અમલને ટેકો કેવી રીતે આપવો અને અમલમાં સંભવિત ખામીઓનું આકલન કેવી રીતે કરવી તેનું વર્ણન કરે છે.

વ્યાપાર વિશ્લેષણ તકનિકો

એવી અનેક તકનિકો છે જેનો વ્યાપાર ફેરફારને સરળ બનવતી વખતે વ્યાપાર વિશ્લેષક ઉપયોગ કરશે. તેમાં જરૂરિયાત અંગે માહિતી મેળવવા કાર્યશિબિર સરળતા તકનિકથી લઇને જરૂરિયાતોના વિશ્લેષણ અને આયોજન તકનિક સુધીનો સમાવેશ થાય છે.

આમાંની કેટલીક તકનિક નીચે મુજબ છેઃ

પેસલ (PESTLE)

સંસ્થાને અસર કરતા ઘણા વિવિધ બાહ્ય પરિબળોની તપાસ દ્વારા બાહ્ય પર્યાવરણીય વિશ્લેષણ કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
પેસલ (PESTLE)ની છ લાક્ષણિકતા:

રાજકીય (રાજકીય દબાણનો વર્તમાન અને સંભવિત પ્રભાવ)

આર્થિક (સ્થાનિક, રાષ્ટ્રીય અને વિશ્વ અર્થતંત્ર અસર)

સામાજિક (સમાજ સંસ્થાને અસર કરી શકે તેવી રીતો)

તકનીકી (નવી અને ઉભરતી તકનીકની અસર)

કાનૂની (રાષ્ટ્રીય અને વૈશ્વિક કાનૂનની અસર)

પર્યાવરણીય (સ્થાનિક, રાષ્ટ્રીય અને વૈશ્વિક પર્યાવરણીય મુદ્દાઓ)

મોસ્ટ (MOST)

તમે જે પરિયોજના પર કામ કરી રહ્યાં છો તે 4માંથી પ્રત્યેક લાક્ષણિકતાને અનુરૂપ છે તે સુનિશ્ચિત કરવા, મોસ્ટ (MOST)ની લાક્ષણિકતા નક્કી કરીને, આંતરિક પર્યાવરણીય વિશ્લેષણ કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
મોસ્ટ (MOST)ની ચાર લાક્ષણિકતાઓ

મિશન (વ્યાપાર જ્યાં પહોંચવાનો ઇરાદો ધરાવે છે)

હેતુ (મુખ્ય ઉદેશો જે ધ્યેય હાંસલ કરવામાં મદદ કરશે)

વ્યૂહરચનાઓ (આગળ વધવા માટેના વિકલ્પો)

યુક્તિઓ (વ્યૂહરચનાઓને કેવી રીતે અમલમાં મુકાઇ છે)

સ્વોટ (SWOT)

ક્ષમતાના ક્ષેત્રો અને જ્યાં મહત્તમ તક પડેલી છે તેવા ક્ષેત્રોમાં પ્રવૃત્તિઓ કેન્દ્રિત કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે. નબળાઇનું સ્વરૂપ લેતા ખતરાને અને આંતરિક તેમજ બાહ્ય ભયને ઓળખવા માટે તેનો ઉપયોગ થાય છે.
સ્વોટ (SWOT)ની ચાર લાક્ષણિકતાઓ:

ક્ષમતા - લાભ ક્યાં છે? અત્યારે શું સારું કરી શકાય તેમ છે? (દા.ત. તમારી કંપનીના શ્રેષ્ઠ દેખાવ કરતી પ્રવૃત્તિઓના ક્ષેત્રો)

નબળાઇઓ - શું સુધારી શકાય તેમ છે? શું ખરાબ રીતે થયું છે? (દા.ત. તમારો દેખાવ નબળો હોય તેવા મુખ્ય ક્ષેત્રો)

તક - સંસ્થા સામે કઇ સારી તકો છે? (દા.ત. તમારો હરિફ ખરાબ રીતે દેખાવ કરતો હોય તેવા મુખ્ય ક્ષેત્રો)

ભય - સંસ્થા સામે અવરોધો ક્યા છે? (દા.ત. તમારો હરિફ સારો દેખાવ કરશે તેવા મુખ્ય ક્ષેત્રો)

કેટવો (CATWOE)

વ્યાપાર શું હાંસલ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યો છે તે અંગે વિચાર પ્રેરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે. વ્યાપારી પાસાઓ વ્યાપાર વિશ્લેષકને સૂચિત ઉકેલ સાથે સંકળાયેલા લોકો પર સૂચિત ઉકેલની અસર ધ્યાનમાં લેવામાં મદદ કરે છે.
કેટવો (CATWOE)ના છ ઘટકો છે

ગ્રાહકો - ઉચ્ચ સ્તરીય વ્યાપાર પ્રક્રિયાના લાભાર્થી કોણ છે અને તે મુદ્દો તેમને કેવી રીતે અસર કરે છે?

કર્તા - પરિસ્થિતિમાં કોણ સંકળાયેલું છે, ઉકેલના અમલમાં કોણ સંકળાશે અને તેમની સફળતા પર કોણ અસર કરશે?

બદલાવ પ્રક્રિયા - મુદ્દા દ્વારા કઇ પ્રક્રિયા અથવા પ્રણાલીને અસર થઇ છે?

વૈશ્વિક અભિપ્રાય - બૃહદ ચિત્ર શું છે અને મુદ્દાની વ્યાપક અસરો શું છે?

માલિક - તપાસ હેઠળની પ્રક્રિયા અને સ્થિતિના માલિક કોણ છે અને ઉકેલમાં તેઓ શું ભૂમિક ભજવે છે?

પર્યાવરણીય મર્યાદાઓ - ઉકેલ અને તેની સફળતાને અસર કરતી મર્યાદાઓ કઇ છે?

દી બોનો 6હેટ

વિચારો અને વિકલ્પો પેદા કરવા અને તેમનું વિશ્લેષણ કરવા માટે વિચારસત્રમાં તેનો ઘણીવાર ઉપયોગ થાય છે. તે ચોક્કસ પ્રકારના વિચારને પ્રોત્સાહન આપવામાં ઉપયોગી છે અને તે કોઇને "સક્રિય" થવા વિનંતી કરવા માટે સાનુકૂળ અને પ્રતીકાત્મક રસ્તો હોઇ શકે છે. સમયના ભાવમાં વિચાર અને વિશ્લેષણ આપીને તેમાં જૂથને માત્ર ચોક્કસ રીતે વિચારવા મર્યાદિત કરવામાં આવે છે. તેને સિક્સ થિન્કિંગ હેટ્સ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.

સફેદઃ શુદ્ધ, હકીકત, તાર્કિક

લીલોઃ સર્જનાત્મક, લાગણીસભર

પીળોઃ તેજસ્વી, આશાવાદી, હકારાત્મક

કાળોઃ નકારાત્મક, દૈત્યનો વકીલ.

લાલઃ લાગણીસભર

વાદળીઃ ઠંડુ, અંકુશ.

તમામ રંગ/ભાવનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી નથી

પાંચ કેમ

એક બનાવમાં ખરેખર શું બની રહ્યું છે તેના મૂળ સુધી પહોંચવા માટે પાંચ કેમનો ઉપયોગ થાય છે. અપાયેલા પ્રત્યેક જવાબને કેમથી વધુ પ્રશ્ન પુછવામાં આવે છે.

મોસ્કો (MoSCoW)

યોગ્ય અગ્રતા આપીને જરૂરિયાતોનો અગ્રતાક્રમ નક્કી કરવા, તેની જરૂરિયાતની કાયદેસરતાની તુલનાએ આકારણી કરવા અને અન્ય જરૂરિયાતોની સામે તેની અગ્રતા નક્કી કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
મોસ્કો (MoSCoW) નીચે દર્શાવેલા ઘટકો ધરાવે છે:

હોવું જ જોઇએ - અથવા નહીં તો ડિલિવરી નિષ્ફળ જશે

હોવું જોઇએ - નહીં તો વૈકલ્પિક પદ્ધતિ અપનાવવી પડશે

હોઇ શકે - ડિલીવરી સંતોષ વધારવા

ભવિષ્યમાં હોવું ગમશે - પરંતુ અત્યારે નહીં

વીપેક-ટી (VPEC-T)

મુખ્ય લેખ: VPEC-T

જ્યારે અનેક પક્ષો કોઇ એક પ્રણાલીમાં સમાન હિત પરંતુ અલગ અગ્રતા અને અલગ જવાબદારી ધરાવતા હોય તેવી સ્થિતિમાં પ્રણાલી અંગે અલગ મંતવ્યો ધરાવતા પક્ષકારોની ધારણાના વિશ્લેષણ માટે આ તકનિકનો ઉપયોગ થાય છે.

મૂલ્યો - સંબંધિત તમામ પક્ષકારોના હેતુ, માન્યતા અને ચિંતા રચે છે. તે નાણાકીય, સામાજિક, પાર્થિવ કે અગોચર હોઇ શકે છે

નીતિઓ - શું ન કરી શકાય અને તેને કેવી રીતે કરી શકાય તેનું નિયમન કરતી મર્યાદાઓ

ઘટનાઓ - વાસ્તવિક દુનિયાની કામગીરીઓ જે પ્રવૃત્તિઓને ઉત્તેજન આપે છે

ઘટક - દસ્તાવેજો, સંવાદ, સંદેશા વગેરેનો અર્થપૂર્ણ હિસ્સો જેનો વ્યાપાર પ્રવૃત્તિના તમામ પાસા દ્વારા સર્જન અને ઉપયોગ થાય છે.

વ્યાપાર વિશ્લેષકોની ભૂમિકાઓ

વ્યાપાર વિશ્લેષણનો અવકાશ ઘણો વ્યાપક હોવાથી વ્યાપાર વિશ્લેષકો વ્યાપાર વિશ્લેષણનો અવકાશ રચતી પ્રવૃત્તિઓના ત્રણ જૂથમાંથી એકમાં નિપૂણતા હાંસલ કરવાનું વલણ ધરાવે છે.

વ્યૂહરચનાકાર

આધુનિક વ્યાપાર વિશ્વમાં સંસ્થાઓએ વ્યૂહાત્મક બાબતો પર કઇંક અંશે સતત ભાર મુકવો પડે છે. આ જરૂરિયાત સંતોષતા વ્યાપાર વિશ્લેષકો સંસ્થાની વ્યૂહાત્મક પ્રોફાઇલ અને તેના પર્યાવરણના વિશ્લેષણથી સારી રીતે વાકેફ હોવાથી તેઓ ઉપરી વ્યવસ્થાપનતંત્રને યોગ્ય નીતિઓ અને નીતિ વિષયક નિર્ણયની અસરો અંગે સલાહ આપે છે.

આર્કિટેક્ટ

સંસ્થાઓને વ્યાપાર સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે ફેરફાર રજૂ કરવાની જરૂર પડી શકે છે. આ સમસ્યાઓ વ્યાપાર વિશ્લેષકો દ્વારા ઓળખી શકાઇ હોઇ શકે. વ્યાપાર વિશ્લેષકો હેતુઓ, પ્રક્રિયાઓ અને સંસાધનોના વિશ્લેષણ અને રિડિઝાઇન (બીપીઆર (BPR)) અથવા સુધારા (બીપીઆઇ (BPI)) કરી શકાય તેવા રસ્તા સૂચવીને યોગદાન આપે છે. આ પ્રકારના વિશ્લેષકોની વિશિષ્ટ કુશળતામાં વ્યાપારનું જ્ઞાન, જરૂરિયાતોની ઇજનેરી, ભાગીદારોનું વિશ્લેષણ જેવી ‘‘મૃદુ કુશળતા’’ અને વ્યાપાર પ્રક્રિયા મોડેલિંગ જેવી ‘‘નક્કર કુશળતા’’નો સમાવેશ થાય છે. ભૂમિકામાં ટેકનોલોજી અને તેના ઉપયોગ અંગે જાગૃતિ હોવી જરૂરી છે પરંતુ તે આઇટી (IT) કેન્દ્રિત ભૂમિકા નથી.

વ્યાપાર વિશ્લેષણ પ્રયાસના આ પાસા માટે ત્રણ બાબતો મહત્ત્વની છે મુખ્ય વ્યાપાર પ્રક્રિયાઓની પુનઃરચના, નવા મુખ્ય પ્રક્રિયાઓને ટેકો આપવા સાનુકૂળ તકનીકોનો ઉપયોગ અને સંસ્થાકીય ફેરફારનું વ્યવસ્થાપન. વ્યાપાર વિશ્લેષણના આ પાસાને ‘‘વ્યાપાર પ્રક્રિયા સુધારો’’ (બીપીઆઇ (BPI)) અથવા ‘‘પુનઃઇજનેરી’’ કહેવાય છે.

પ્રણાલી વિશ્લેષક

આઇટી વિકાસ, વ્યાપાર માટે ઉત્પાદનમાં ખરેખર ચાલતી પ્રણાલીને અનુરૂપ હોવો જોઇએ. વ્યાપારમાં લાંબા સમયથી ચાલ્યો આવતો પ્રશ્ન તે છે કે આઇટી રોકાણમાંથી શ્રેષ્ઠ વળતર કેવી રીતે મેળવવું. આઇટી રોકાણ સામાન્ય રીતે ઘણા મોંઘા અને ઘણા મહત્ત્વના અને વ્યૂહાત્મક હોય છે. સમસ્યાથી વાકેફ આઇટી વિભાગ, તેમની આઇટી પ્રણાલીઓની જરૂરિયાતોને સારી રીતે સમજવા અને વ્યાખ્યાયિત કરવા વ્યાપાર વિશ્લેષકની ભૂમિકા રચે છે. વિકાસ અને ચકાસણી ભૂમિકા વચ્ચે કેટલીક સામ્યતા હોઇ શકે છે છતાં ભાર હંમેશા ફેરફાર પ્રક્રિયાના આઇટી ભાગ પર હોય છે. સામાન્ય રીતે આ પ્રકારના વ્યાપાર વિશ્લેષકો ત્યારે જ સામેલ થાય છે જ્યારે ફેરફારની રજૂઆત પહેલેથી કરાઇ ચૂકી હોય અને તે અંગે નિર્ણય લેવાઇ ગયો હોય.

ઘણા કિસ્સાઓમાં વિશ્લેષક શબ્દ મોડેથી ગેરમાર્ગે દોરનારો માનવામાં આવ્યો છે કારણકે વિશ્લેષકો (સમસ્યા વિશ્લેષકો) પણ ડિઝાઇનનું કામ (ઉકેલ તૈયાર કરનાર) કરે છે.

વ્યાપાર પ્રક્રિયા સુધારણા

વ્યાપાર પ્રક્રિયા સુધારણા (બીપીઆઇ (BPI))માં લાક્ષણિક રીતે છ પગલાં છે:(સંદર્ભ? - આધાર જરૂરી છે)

1. પ્રક્રિયા ટુકડીઓ અને નેતાની પસંદગી
ચોક્કસ પ્રક્રિયા સાથે સંકળાયેલા વિવિધ વિભાગના 2-4 કર્મચારીની બનેલી પ્રક્રિયા ટુકડીઓ રચવામાં આવે છે. પ્રત્યેક ટુકડી, પ્રક્રિયા ટુકડી નેતા પસંદ કરે છે, તે એવી વ્યક્તિ હોય છે જે સંબંધિત પ્રક્રિયા ચલાવવા માટે જવાબદાર છે.

2. પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ તાલીમ
પસંદ કરાયેલા પ્રક્રિયા ટુકડી સભ્યોને પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ અને દસ્તાવેજીકરણ તકનિકોમાં તાલીમ આપવામાં આવે છે.

3. પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ મુલાકાત
પ્રક્રિયા ટુકડીના સભ્યો પ્રક્રિયા પર કામ કરતા લોકો સાથે કેટલીક મુલાકાત યોજે છે. મુલાકાત દરમિયાન, તેઓ પ્રક્રિયા માળખા અને પ્રક્રિયા દેખાવ અંગે માહિતી એકત્ર કરે છે.

4. પ્રક્રિયા દસ્તાવેજીકરણ
મુલાકાતના પરિણામોનો પ્રથમ પ્રક્રિયા નકશો દોરવા ઉપયોગ થાય છે. અગાઉ અસ્તિત્વમાં રહેલા પ્રક્રિયા વર્ણનોની સમીક્ષા થાય છે અને જ્યાં પણ જરૂર પડે ત્યાં તેમને સાંકળવામાં આવે છે. મુલાકાત દરમિયાન ચર્ચાયેલી સંભવિત પ્રક્રિયા સુધારણાનું પ્રક્રિયા નકશાઓમાં સંકલન કરવામાં આવે છે.

5. સમીક્ષા ચક્ર
બાદમાં પ્રક્રિયામાં કામ કરતા કર્મચારીઓ દ્વારા કાચા દસ્તાવેજની સમીક્ષા થાય છે. સંબંધિત તમામ કર્મચારીઓ પાસેથી સમાન મંતવ્ય (માનસિક છબી) હાંસલ કરવા વધારાના સમીક્ષા ચક્રો જરૂરી હોઇ શકે છે. આ તબક્કો પુનરાવર્તન પ્રક્રિયા છે.

6. સમસ્યા વિશ્લેષણ
બાદમાં પ્રક્રિયા નકશા અને પ્રક્રિયા બાબતે એકત્ર કરવામાં આવેલી માહિતીને આધારે પ્રક્રિયા સમસ્યાઓનું ઝીણવટભર્યુ વિશ્લેષણ કરી શકાય છે. પરિયોજનાના આ સમયે, વ્યૂહરચના હિસાબમાંથી પ્રક્રિયા લક્ષ્ય માહિતી ઉપલબ્ધ છે અને પ્રક્રિયા સુધારણા માટે પગલા નક્કી કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.

વ્યાપાર વિશ્લેષણનું લક્ષ્ય

અંત, વ્યાપાર વિશ્લેષણ નીચ દર્શાવેલા નિષ્કર્ષ પર આવવા માંગે છે.

• બગાડ ઘટાડો
• ઉકેલ રચો
• પરિયોજનાઓ સમયસર પૂર્ણ કરો
• કાર્યક્ષમતા સુધારો
• યોગ્ય જરૂરિયાતોનું દસ્તાવેજીકરણ કરો

આ લક્ષ્યની આકારણી માટેનો એક રસ્તો તમામ પરિયોજનાઓ માટે રોકાણ પર વળતર આંકવાનો છે. તુલના કરવી માનવ સ્વભાવ છે કારણકે આપણે હંમેશા આપણીજાત અથવા આપણા દેખાવની અન્ય સાથ તુલના કરીએ છીએ, પછી ભલેને આપણે કંઇ પણ કરતા હોઇએ. ફોરેસ્ટર રિસર્ચ મુજબ, અમેરિકામાં કસ્ટમ અને આંતરિક રીતે વિકસાવાયેલી સોફ્ટવેર પરિયોજનાઓ પર 100 અબજ ડોલરથી વધુનો ખર્ચ થાય છે. આ તમામ સોફ્ટવેર વિકાસ પરિયોજનાઓ માટે, ગુણાંક મેળવવા પણ મહત્ત્વનું છે અને વ્યાપાર નેતાઓ સૂચિત પરિયોજના અથવા સક્રિય પરિયોજનાની સમાપ્તિ પર વળતરની સતત માંગ કરે છે. જો કે મૂલ્યનું સર્જન અથવા નાશ ક્યાં થયું છે તે ખરેખર સમજ્યા વગર રોકાણ પર વળતરની માંગ કરવીએ ઘોડા આગળ ગાડુ લગાવવા જેવું છે.

બગાડ ઘટાડો અને પરિયોજનાઓ સમયસર પૂર્ણ કરો

પરિયોજનામાં વિલંબ ત્રણ વિવિધ પરિમાણમાં ખર્ચાળ છે:

• પરિયોજના ખર્ચ- વિલંબના પ્રત્યેક મહિનામાં પરિયોજના ટુકડી ખર્ચ વધારતી જાય છે. જ્યારે વિકાસ ટુકડીનો મોટો ભાગ આઉટસોર્સ કરાયો હોય ત્યારે ખર્ચ ઝડપથી વધવાનું શરૂ થશે અને જો ટાઇમ અને મટિરિયલ (ટી એન્ડ એમ (T&M))ને આધારે કોન્ટ્રાક્ટ અપાયો હોય તો આ વધારો દેખીતી રીતે જણાશે. બાહ્ય પક્ષો સાથે બાંધી કિંમતે કરાર આ જોખમને મર્યાદિત બનાવે છે. આંતરિક સંસાધનો માટે, જો સંસાધનો દ્વારા ખર્ચ કરવામાં આવેલો સમય પરિયોજના સામે ટ્રેક ના કરાય તો વિલંબનો ખર્ચ બહુ દેખાતા નથી કારણકે મજૂરી ખર્ચ 'બાંધ્યો' ખર્ચ છે.

• તક ખર્ચ- તક ખર્ચ બે સ્વરૂપે આવે છે- ગુમાવેલી આવક અને અવાસ્તવિક ખર્ચ ઘટાડો. કેટલીક પરિયોજનાઓ નફાકારકતામાં નવી અથવા વધારાની આવક ઉમેરવાના ઉદેશ સાથે હાથ ધરવામાં આવે છે. વિલંબના પ્રત્યેક મહિને કંપની આ નવો આવક પ્રવાહ મેળવવામાં એક મહિનો પાછળ ધકેલાય છે. અન્ય પરિયોજનાઓનો ઉદેશ કાર્યક્ષમતા સુધારવાનો અને ખર્ચ ઘટાડવાનો હોય છે. ફરીથી, નિષ્ફળતાનો પ્રત્યેક મહિનો ખર્ચમાં ઘટાડો કરવાનું વળતર બીજા મહિના પર પાછું ઠેલે છે. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, આ તક ક્યારેય ઝડપવામાં આવતી નથી અથવા તેનું વિશ્લેષણ કરવામાં આવતું નથી જેને પગલે રોકાણ પર વળતરની ગણતરી ગેરમાર્ગે દોરાય છે. બે તક ખર્ચમાંથી ગુમાવેલી આવક સૌથી આઘાતજનક છે અને તેની અસર વધુ અને લાંબો સમય ચાલનારી હોય છે.

અનેક પરિયોજનાઓમાં (ખાસ કરીને મોટી પરિયોજનાઓ) પરિયોજના વ્યવસ્થાપક પર પરિયોજનાની સમયસર સમાપ્તિ મોટી જવાબદારી હોય છે. વ્યાપાર વિશ્લેષકનું કામ તે સુનિશ્ચિત કરવાનું છે કે જો પરિયોજના સમયસર પૂર્ણ ના થાય તો સૌથી અગ્રતાવાળી જરૂરિયાતોને પ્રથમ સંતોષવામાં આવે.

દસ્તાવેજ અને યોગ્ય જરૂરિયાતો

વ્યાપાર વિશ્લેષકો તે સુનિશ્ચિત કરવા ઇચ્છે છે કે તેઓ એવી રીતે એપ્લિકેશન તૈયાર કરે કે તે અંતિમ વપરાશકારની જરૂરિયાત સંતોષે. તેઓ યોગ્ય એપ્લિકેશન વ્યાખ્યાયિત કરવા માંગે છે. તેનો અર્થ તે થયો કે તેમણે ગ્રાહકનો પ્રતિભાવ સંભાળપૂર્વક સાંભળીને અને પ્રોગ્રામ લખનાર ટેકનિકલ આર્કિટેક્ટ અને કોડરને જરૂરિયાતોની સ્પષ્ટ યાદી આપીને યોગ્ય જરૂરિયાતનું દસ્તાવેજીકરણ કરવું જોઇએ. જો વ્યાપાર વિશ્લેષક પાસે યોગ્ય જરૂરિયાતો વિશે માહિતી બહાર કઢાવવા માટે મર્યાદિત સાધનો કે કુશળતા હોય તો એવી શક્યતા વધી જાય છે કે તે ઉપયોગમાં નહીં લેવાય તેવી જરૂરિયાતોનું દસ્તાવેજીકરણ કરે અથવા જરૂરિયાતોને ફરીથી લખવી પડે જેને પગલે નીચે દર્શાવેલી ચર્ચા મુજબ ફરીથી કામ કરવું પડે. બિનજરૂરી જરૂરિયાતોના દસ્તાવેજીકરણ પર બગાડવામાં આવેલો સમય વ્યાપાર વિશ્લેષકને અસર કરવા ઉપરાંત તેના બાકીના વિકાસ ચક્રને પણ અસર કરશે. કોડરે આ બિનજરૂરી જરૂરિયાતો એપ્લિકેશન કોડ બનાવવા પડે છે અને ટેસ્ટરે તે સુનિશ્ચિત કરવું પડે છે કે જરૂરી સુવિધાઓ દસ્તાવેજીકરણ અને કોડ કર્યા મુજબ ખરેખર કામ કરે છે. નિષ્ણાતોના અંદાજ મુજબ નવી સોફ્ટવેર એપ્લિકેશનમાં 10 ટકાથી 40 ટકા સુવિધાઓ બિનજરૂરી અથવા વણવપરાયેલી રહે છે. આ વધારાની સુવિધાઓની માત્ર એક તૃત્યાંશ ભાગ જેટલી પણ ઘટાડવામાં આવે તો નોંધપાત્ર પ્રમાણમાં બચત થઇ શકે.

પરિયોજના કાર્યક્ષમતા સુધારો

કાર્યક્ષમતા બે રીતે હાંસલ કરી શકાય છેઃ પુનઃકાર્ય ઘટાડીને અને પરિયોજનાની લંબાઇ ટૂંકી કરીને.

પુનઃકાર્ય ઉદ્યોગનો સામાન્ય શીરદર્દ છે કેટલીક સંસ્થાઓમાં તે એટલું સામાન્ય બની ગયું છે કે તે ઘણીવાર પરિયોજના અંદાજપત્ર અને સમય રેખામાં રચાય છે. અપૂર્ણ અથવા ખુટતી જરૂરિયાતોને કારણે સર્જાયેલી ખામીઓ શોધવા પરિયોજનામાં જરૂરી વધારાના કાર્યનો ઉલ્લેખ કરે છે. તે વ્યાખ્યાથી માંડીને કોડિંગ અને ટેસ્ટિંગ સુધીની સમગ્ર સોફ્ટવેર વિકાસ પ્રક્રિયાને અસર કરી શકે છે. જરૂરિયાત અંગેની માહિતી એકત્ર કરવાની અને વ્યાખ્યાની પ્રક્રિયા સંપૂર્ણ બને તે સુનિશ્ચિત કરીને તેમજ આ પ્રક્રિયા સાથે સંકળાયેલા પરિયોજનાના તમામ તકનિકી સભ્યો પ્રારંભિક તબક્કાથી જ સામેલ થાય તે સુનિશ્ચિત કરીને પુનઃકાર્યની જરૂર ઘટાડી શકાય છે.

પરિયોજનાની લંબાઇ ઘટાડીને બે શક્તિશાળી લાભ મેળવી શકાય છે. પરિયોજના ટૂંકાવવાના પ્રત્યેક મહિને પરિયોજના સંસાધનોનો ખર્ચ અન્ય પરિયોજનામાં વાળી શકાય છે. તેનાથી વર્તમાન પરિયોજના પર બચત કરી શકાય છે તેમજ ભાવિ પરિયોજનાઓનો વહેલો પ્રારંભ કરી શકાય છે (આમ આવક ક્ષમતા વધારી શકાય છે).

આ પણ જોશો

• વધુ પડતા ખર્ચ
• એન્ટરપ્રાઇઝ જીવન ચક્ર
• ઇન્ટર નેશનલ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઓફ બિઝનેસ એનાલિસિસ (આઇઆઇબીએ (IIBA))
• ઓસ્ટ્રેલિયન ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઓફ બિઝનેસ એનાલિસિસ (એઆઇબીએ (AIBA))
• જરૂરિયાત વિશ્લેષણ
• ડેટા પ્રેઝન્ટેશન આર્કિટેક્ચર
• આવકમાં ઘટાડો
• સ્પ્રેડમાર્ટ
• શક્યતા અભ્યાસ